Check-list de production d’un événement d’entreprise
La liste de contrôle d’une production événementielle, du brief à la clôture : lieu, prestataires, invités, technique, sécurité, documents, facturation.
Une check-list ne remplace pas l’expérience ; elle évite que l’expérience soit la seule protection contre l’oubli. Celle-ci couvre un événement d’entreprise type (séminaire, soirée, convention). Supprimez ce qui ne vous concerne pas, ajoutez ce qui manque, et faites-en un modèle.
1. Cadrage
- Brief client écrit et validé : objectifs, cible, nombre d’invités, date, budget enveloppe.
- Contraintes connues : accessibilité, langues, régimes alimentaires, horaires, sécurité, image.
- Dossier créé, équipe nommée, chef de projet identifié côté agence et côté client.
- Budget prévisionnel poste par poste, avec marge cible.
2. Lieu
- Visite technique : accès, livraison, capacité électrique, acoustique, réseau, parking, PMR.
- Option posée puis confirmée par écrit ; conditions d’annulation lues.
- Assurance responsabilité civile organisateur, attestation du lieu.
- Autorisations : débit de boisson temporaire, occupation du domaine public, SACEM si musique.
3. Prestataires
- Traiteur, technique (son, lumière, vidéo), mobilier, décoration, animation, photographe, hôtes, sécurité, nettoyage.
- Pour chacun : devis, date de confirmation, acompte, assurance et Kbis à jour, contact jour J.
- Fiches techniques collectées et transmises au lieu.
- Feuille de route (conducteur) avec horaires de montage, prestation, démontage.
4. Invités
- Liste nominative arrêtée avec le client ; champs utiles : société, fonction, régime alimentaire, accompagnants.
- Invitation envoyée avec réponse en ligne ; relances planifiées à J-15 et J-7.
- Plan de salle ou de table si nécessaire.
- Badges, liste d’émargement, accueil briefé.
5. Contenus et communication
- Programme, prises de parole, supports visuels validés par le client.
- Signalétique, écrans, habillage du lieu.
- Captation photo et vidéo : droit à l’image des participants prévu dans l’invitation.
6. Documents et argent
- Devis accepté par le client avant toute confirmation ferme de prestataire.
- Acompte facturé et encaissé.
- Avenants pour toute demande hors contrat.
- Facture de solde après l’événement, déduction des acomptes.
- Factures des prestataires rapprochées du budget réel.
7. Jour J
- Montage, essais techniques, répétition des prises de parole.
- Point sécurité et consignes d’évacuation.
- Émargement à l’accueil ; gestion des imprévus (no-show, invités non inscrits).
- Démontage, état des lieux, retour du matériel.
8. Clôture
- Débrief interne et retour client.
- Bilan de marge : prévu contre réel, par catégorie.
- Archivage du dossier ; mise à jour des modèles (rétroplanning, budget) avec ce que l’on a appris.
Dans evenpro
Le dossier regroupe ces étapes : synthèse, budget, devis et factures, participants et invitations, programme, tâches générées par rétroplanning, prestataires et leurs pièces de conformité. À la clôture, les liens publics se ferment et le bilan de marge alimente le pilotage de l’agence. Voir Fonctionnalités et Bien démarrer.