Budget événementiel : la méthode achat, vente, marge
Construire le budget d’un événement poste par poste : prix d’achat, prix de vente, marge par ligne, puis suivi du prévisionnel au réel sans ressaisie.
Un budget événementiel sert à deux choses : savoir ce que l’événement va coûter et savoir ce qu’il va rapporter. Beaucoup d’agences ne tiennent que la première colonne et découvrent la seconde à la facture de solde. La méthode achat / vente / marge règle ce problème ligne par ligne.
Une ligne, trois nombres
Chaque poste du budget (location de salle, traiteur, régie son, hôtes, décoration, frais d’agence) porte :
- l’achat : ce que l’agence paie au prestataire, hors taxes ;
- la vente : ce que l’agence facture au client pour ce poste ;
- la marge : la différence, en euros et en pourcentage de la vente.
La somme des ventes donne le devis. La somme des marges donne la rentabilité de l’événement. Si une ligne a une marge nulle ou négative, c’est un choix (prestation refacturée au coût), pas un oubli.
Les statuts qui suivent la réalité
Un budget n’est pas une photo, c’est un film. Donnez un statut à chaque ligne :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Prévisionnel | Estimation de départ, sur devis antérieur ou grille interne |
| Devisé | Le prestataire a envoyé son prix |
| Confirmé | Le prestataire est réservé, le prix est ferme |
| Facturé | La facture du prestataire est reçue et rapprochée |
Lu en colonne, le budget montre où en est la production. Lu en ligne, il montre où la marge se déforme : un poste « devisé » 20 % plus cher que le « prévisionnel » doit déclencher une renégociation ou un avenant.
Les catégories : les vôtres
Location, technique, personnel, restauration, communication, animation, audiovisuel, frais d’agence : les grandes familles sont communes, mais chaque agence a sa façon de découper. Fixez une liste de catégories et tenez-vous-y d’un événement à l’autre : c’est la seule manière de comparer les marges entre dossiers et de construire des modèles de budget réutilisables.
Les lignes hors contrat
Après l’acceptation du devis, le client demande toujours quelque chose : vingt invités de plus, un photographe, un bar à cocktails. Ces lignes doivent être marquées hors contrat dès leur création et donner lieu à un devis complémentaire (avenant). Sans ce réflexe, la marge finale absorbe des prestations jamais facturées.
Prévu contre réel
À la clôture, rapprochez chaque ligne de la facture du prestataire et notez le réel. L’écart entre la marge prévue et la marge réelle, agrégé sur dix ou vingt dossiers, est l’indicateur le plus utile de l’agence : il dit si vos grilles de prix sont justes et si votre production tient ses coûts.
Dans evenpro
Le module Budget applique exactement cette méthode : achat, vente et marge par ligne, statuts prévisionnel à facturé, catégories personnalisables, modèles, lignes hors contrat avec génération du devis complémentaire, suivi prévu / réel et scénarios avec le module Budget avancé. Le devis s’importe depuis les lignes de vente, sans ressaisie. Voir Budget et marges et le centre d’aide.